CRM система за час. Подключаем Диспетчер контактов Outlook 2010 к 3CX Phone System

04l1sfpcК нам все чаще обращаются с таким вопросом – как просто, быстро и дешево развернуть на предприятии CRM систему с телефонной интеграцией.

При этом не требуется какого-то сложного функционала – нужна просто общая база клиентов, открытие карточки клиента при входящем вызове, звонок из карточки, история взаимоотношений и ряд типовых отчетов. Важно и другое – заказчик не хочет платить за “внедрение и сопровождение” CRM, а ищет готовое коробочное решение. И как можно дешевле!

Ну что же, у нас есть ответ! Предлагаем вашему вниманию Диспетчер контактов для Outlook 2010.

Обратите внимание – Диспетчер контактов для Outlook доступен только для Microsoft Office 2010 профессиональный, Microsoft Office 2010 для дома и бизнеса и для отдельно приобретенной программы Outlook 2010. Для корпоративных пользователей это Office 2010 стандартный и Office 2010 профессиональный плюс.

Загрузить свою копию Диспетчера контактов Outlook 2010 можно отсюда.

Перечислим возможности этого замечательного продукта.

Управляйте сведениями о клиентах. Все данные клиентов должны быть упорядочены и доступны.

  • Объединяйте сведения о клиентах. Храните всю информацию, которая относится к контактам, включая сообщения электронной почты, встречи и документы, в одном месте, используя стабильность и высокую производительность базы данных SQL Server. Доступ к этой информации можно получить с помощью знакомого пользовательского интерфейса Outlook, так что необходимое обучение будет минимальным. Создавайте пользовательские вкладки и применяйте фильтры, чтобы просматривать именно те контакты, которые вам требуются.
  • Выполняйте привязку и отслеживание сообщений электронной почты. Автоматически связывайте сообщения, полученные от каждого клиента или отправленные ему.
  • Работайте с данными клиентов вместе с коллегами. Создайте общие сведения о контактах и продажах с теми членами рабочей группы, которым это необходимо. При разговоре с потенциальным клиентом сотрудники отдела продаж будут иметь все необходимые сведения для заключения сделки.
  • Синхронизируйте бизнес-контакты с контактами Outlook, SharePoint или Windows Live. Просматривайте и редактируйте бизнес-контакты отовсюду, где можно получить доступ к контактам Outlook. Двунаправленная синхронизация между бизнес-контактами и контактами Outlook позволяет гарантировать, что обе копии всегда будут актуальными.
  • Оставайтесь на связи, даже покинув рабочее место. Находясь в дороге, вы можете работать в автономном режиме на переносном компьютере, а затем (по возвращении) синхронизировать данные.

Управляйте операциями по продажам. Оперативно и легко работайте с потенциальными клиентами и возможными сделками.

  • Управляйте потенциальными клиентами. Автоматически ранжируйте потенциальных клиентов в соответствии с заданными правилами, чтобы уделять больше внимания самым перспективным из них.
  • Постоянно работайте с потенциальными сделками. Создавайте этапы и операции продаж в соответствии с бизнес-процессами организации. После завершения каждой из операций Диспетчер контактов настраивает напоминание в Outlook для следующей операции.
  • Определяйте важных клиентов и основные продукты. Отслеживайте сведения о важных клиентах и продуктах, являющихся лидерами продаж, чтобы уделить им максимум внимания.
  • Делайте прогноз продаж и определяйте приоритет задач. Отслеживайте канал и воронку продаж компании с помощью панели мониторинга. С легкостью составляйте прогноз продаж и определяйте приоритет операций по продажам.
  • Анализируйте данные. Воспользуйтесь одним из 72 встроенных отчетов или создайте специализированный отчет, содержащий только нужные данные. Экспортируйте отчеты вместе с форматированием и формулами в Excel для более серьезного анализа.

Создавайте и отслеживайте маркетинговые мероприятия. Создавайте и распространяйте персонализированные маркетинговые материалы и отслеживайте результаты.

  • Создавайте сложные и точно нацеленные почтовые рассылки. Фильтруйте данные потенциальных и текущих клиентов, а затем рассылайте материалы кампании, подготовленные с помощью Publisher или Word.
  • Управляйте разговорами с клиентами. Обзванивайте группы существующих или потенциальных клиентов. Точно определите контакты, которым следует позвонить, а затем напишите или импортируйте скрипт вызова. В ходе разговора делайте заметки непосредственно в скрипте, а затем сделайте запись «вызов выполнен» и настройте пометку «К исполнению» для контактов, требующих дополнительных действий, таких как отправка буклета или личная встреча.

Управляйте проектами с помощью графиков и шаблонов. Управляйте проектами и открывайте общий доступ к связанной с ними информации для сотрудников организации.

  • Наблюдайте за мероприятиями по проекту. Соберите в одном месте все сведения о проекте, включая мероприятия, сообщения электронной почты, собрания, заметки и вложения.
  • Создавайте шаблоны проектов и управляйте ими. С помощью шаблонов проектов можно создавать проекты, даже содержащие множество зависимых задач, мгновенно. Нужно просто один раз определить нужный проект, сохранить его как именованный шаблон и создать столько дополнительных проектов того же типа, сколько необходимо.
  • Назначайте проекты и задачи проектов другим пользователям. При назначении задачи проекта пользователю сведения автоматически передаются в список задач этого пользователя, отображаясь в списке дел и в напоминании Outlook.

Настраивайте программу в соответствии с потребностями организации. Создавайте новые и настраивайте существующие типы записей, определяйте отношения между записями с помощью визуального конструктора форм.

  • Создавайте новые и настраивайте существующие записи. Добавляйте или удаляйте поля, чтобы каждая запись точно соответствовала потребностям организации.
  • Определяйте новые типы записей. Создавайте записи «Поставщик», «Продавец» или «Сотрудник» и решайте, какие именно поля потребуются для каждой из них.
  • Определяйте отношения между записями. Отслеживайте виртуальные группы, бизнес-партнеров ваших клиентов или источники влияния.
  • Выполняйте все это с помощью конструктора визуальных форм.Чтобы создать новые или удалить ненужные поля, а также изменить порядок полей в форме, щелкните и перетащите их.
  • Интегрируйте свои данные с пользовательскими приложениями. С помощью пакетов средств разработки программного обеспечения разработчики и консультанты могут настроить интеграцию Диспетчера контактов с другими бизнес-приложениями.

А теперь проинсталлируем Диспетчер контактов Outlook 2010 и подключим его к 3CX Phone System v. 11.

1. Загрузите приложение с официального сайта Microsoft. Вам потребуется ключ продукта Office 2010. Я указал ключ своей копии Microsoft Office 2010 для дома и бизнеса 2010.

image

2. Создадим общую базу Диспетчера контактов на сервере, а затем подключим к ней клиентов Outlook. В организациях, где Диспетчером, т.е. CRM системой, пользуется группа сотрудников — это типовая схема установки. Все параметры можно оставить по умолчанию.

Загрузите и установите на сервере бесплатный Microsoft SQL Server 2008 R2 Express.

image

Затем загрузите и установите средство управления базой данных Диспетчера контактов для Outlook 2010. Следуйте указаниям мастера создания новой SQL базы Диспетчера контактов. Все параметры можно оставить по умолчанию.

image

После создания базы Диспетчера контактов, ее нужно “расшарить” для других пользователей, т.е. предоставить другим сотрудникам доступ к данным. В Средстве управления базой данных выберите опцию Совместный доступ к базе данных. Если ваш компьютер принадлежит рабочей группе (Windows workgroup), укажите имя пользователя и временный пароль. Имя пользователя должно совпадать с теми учетными данными входа в Windows, которые используются на клиентском компьютере. При работе в домене (Windows Domain) процедура несколько отличается. При подключении пользователь должен будет указать временный пароль и поменять его на постоянный. Вся эта процедура подробно рассматривается здесь.

image

3. Теперь установим Диспетчер контактов Outlook на каждом компьютере, пользователь которого будет пользоваться CRM (на клиенте). Напомню, что на компьютере уже должен быть установлен лицензионный Outlook 2010. Во время инсталляции на компьютер пользователя также будет установлен Microsoft SQL Server Express.

SNAGHTML277bec8

4. После окончания установки запустите Microsoft Outlook и в окне приветствия Диспетчера контактов выберите Настраиваемые и Подключение к удаленной базе данных.

SNAGHTML2e3e04f

Далее нужно указать имя или IP адрес сервера, на котором была установлена база Диспетчера контактов. После этого возможно несколько вариантов развития событий. Все зависит от понимания вами системы учетных записей Windows. Правильное развитие событий – когда появляется окно выбора серверной базы Диспетчера контактов.

SNAGHTML2f6e6b5

Система предложит создать автономную копию базы. Действуйте на свое усмотрение. Если пользователи работают на стационарных рабочих местах, автономную копию можно не создавать. На этом настройка Диспетчера контактов окончена.

SNAGHTML2f98dcd

5. Далее установим на клиентский компьютер 3CX MyPhone и 3CX MyPhone Desktop Components.

Закройте Outlook. Введите в браузере http://ip_адрес_сервера_3cx:5000/myphone. Укажите свой номер телефона и PIN, а затем установите MyPhone как локальное приложение. Подробнее об этом см. в документации к 3CX Phone System.

SNAGHTML31194fe

6. Запустите Outlook. Откройте MyPhone, вкладка Настройки и нажмите Запуск.

SNAGHTML31fdae3

Откроется окно настройки бесплатного модуля интеграции 3CX Phone System с Microsoft Outlook, который поставляется со всеми коммерческими версиями системы. Он также работает в демо версии 3CX, активированной демо ключом DC4U-7OL5-4XTG-IUST.

Укажите в окне Outlook Integration, где 3CX Phone System должна искать информацию о контактах. В нашем случае это база Диспетчера контактов Outlook.

SNAGHTML322585c

9. Теперь при входящем вызове откроется карточка контакта. Скорость открытия прямо зависит от мощности как серверного так и клиентского компьютеров.

SNAGHTML32a4624

Вы также можете позвонить контакту одним кликом. Для этого нужно просто настроить ленту Office вверху окна. Также можно вызвать контакт, нажав по нему правой кнопкой мыши.

SNAGHTML350d3f2

10. Теперь осталось только изучить возможности продукта Диспетчер контактов Outlook 2010, хотя многие их них интуитивно понятны.

Вот так, менее чем за час, вы сможете развернуть мощную бесплатную CRM систему на вашем предприятии. При этом вам достаточно иметь любую коммерческую версию 3CX Phone System и поддерживаемую версию Microsoft Office.

Хороших вам клиентов!